Blog eRegistratura

Clienţii Xerox şi Infrasoft beneficiază de soluţia software de management al documentelor Documenta DMS

Xerox România a semnat un parteneriat cu Infrasoft, liderul pieţei locale privind soluţiile de stocare, arhivare şi management al datelor şi documentelor, pentru a oferi clienţilor soluția Documenta DMS. Prin intermediul Documenta DMS, companiile îşi pot administra, automatiza şi controla fluxul de informaţii şi documente mai eficient, astfel încât folosirea hârtiilor în formă tipărită este redusă la minim.

 

„Consider că pentru domeniul în care activăm, parteneriatele sunt extrem de importante şi cei mai avantajaţi sunt clienţii”, spune Lilia Cozari, Director General Infrasoft. “Într-o piaţă activă, în care tipul serviciilor şi produselor este atât de vast şi de complex, deopotrivă, clienţii se simt de multe ori asaltaţi de prezentări, oferte, furnizori, chiar dacă nevoile lor există şi acestea sunt stringente. Clientul primeşte astfel informaţii comprimate, filtrate, mapate pe nevoile lui, beneficiind de un partener la puterea a doua. Cred în acest parteneriat şi sunt convinsă că împreună putem scrie poveşti de succes.”

 

De la operațiuni simple, cum ar fi arhivă digitală, registratură şi până la soluții de management complex al documentelor, integrarea soluției Documenta DMS cu echipamentele Xerox până la nivel de interfață, acoperă nevoile companiilor din toate industriile, indiferent de mărimea acestora, cu precădere: industria auto, producție, servicii financiar-contabile, servicii de curierat, servicii de inchirieri și leasing, servicii de transport și logistică etc.

 

Integrarea permite clienţilor care folosesc deja soluțiile Xerox să treacă la nivelul următor de automatizare a fluxurilor de lucru: stocarea documentelor companiei sau ale proiectului într-un mod centralizat şi securizat prin arhiva digitală. De asemenea, companiile au o evidenţă a intrărilor şi ieşirilor în registre electronice, în concordanţă cu Legea Arhivelor Naţionale, prin registratura electronică, beneficiază de managementul contractelor, managementul resurselor umane şi managementul activităților profesionale (gestionarea de proiecte).

 

„Automatizarea fluxurilor de lucru prin digitalizarea și, mai ales, procesarea informațiilor din format fizic în format electronic este ‘the next big thing’ în gestionarea fluxurilor de documente, având un impact important asupra productivității”, afirmă Mihai Paraschiv, Business Solution Manager Xerox. “Să luăm exemplul unei companii care oferă servicii către public, doar prin preluarea și prelucrarea automatizată a datelor personale (scanarea documentului de identitate, recunoașterea textului, completarea automată de formulare) se salvează cel puțin 80% din timpul de așteptare la ghișeu. Închipuiți-vă efectul asupra productivității dacă se optimizează fluxurile de documente la nivelul întregii companii!”

 

Companiile care au implementat Documenta DMS au înregistrat:

  • O scădere cu 86% a numărului de documente pierdute
  • O scădere cu 56% a timpilor de aşteptare
  • O creştere cu 88% a gradului de conformare la reglementările interne şi externe
  • O creştere cu 47% a numărului de documente emise la timp şi în format corect
  • O scădere cu 60% în ceea ce priveşte reducerea utilizării hârtiei şi a costurilor de tipărire şi depozitare.