Blog eRegistratura

Registratura electronica

Registratura electronica oferita de Documenta DMS

1. MANAGEMENTUL CONTRACTELOR

Sistemul Documenta automatizeaza operatiunile de gestionare a contractelor cu clientii si furnizorii modernizand activitatea organizatiei asigurand:
✔ generarea automata a contractelor utilizand ultima forma aprobata a modelelor de contracte
✔ automatizarea fluxurilor de aprobare si avizare a contractelor pe oricare dar fara a ne limita la: aviz juridic, aviz comercial, aviz financiar, aprobare directori, aprobare director general, aprobare presedinte
✔ generarea automata a foii de semnaturi care insoteste documentul
✔ mentinerea trasabilitatii ca versiuni, timp (data , ora), persoane
✔ alerte inainte de expirarea contractelor pentru a atrage atentia la eventuale necesitate a intocmirii unui act aditional
✔ mentinerea legaturii cu actele aditionale, procesele verbale, documentele operationale sau orice alte documente care tin de derularea contractului
✔ gestionarea bugetelor si a etapelor de derulare a contractelor
✔ standardizarea modului de derulare a contractelor in functie de tipologia acestora

2. JURIDIC – MANAGEMENTUL LITIGIILOR

Aplicatia asigura acces prin maxim 3 clickuri la orice informatie aferenta dosarelor gestionate de departamentul jurdic, indiferent de calitatea procesuala:
✔ partea / partile in litigiu
✔ calitatea procesuala: reclamant / parat
✔ obiectul / denumirea dosarului
✔ taxele de timbru, materia (domeniul), instanta
✔ dosarul electronica al tuturor documentelor aferente dosarului pentru consultare imediata
✔ stadiul in care se afla dosarul
✔ intampinari, recurs, plangeri
✔ emitrea de alerte / avertizari pentru raspunsurile necesare
✔ alerte / avertizari cu X zile inainte de termen
✔ arhivarea electronica a documentelor

Facturile emise

3. FACTURI EMISE

Incepe imediat sa economisesti bani, evitand risipa, pastrand ordinea si salvand natura prin emiterea si distribuirea electronica a facturilor in conditiile Legii nr. 148/2012
✔ facturile sunt emise si distribuite electronic
✔ arhivarea electronica a facturilor in conditiile Legii nr. 135/2007, legea privind arhivarea documentelor in forma electronica
✔ arhivarea tuturor documentelor contabile in format electronic, arhiva de hartie nu mai este obligatorie incepand anul 2016: Arhivarea documentelor în 2016 – cum și cât păstrezi actele firmei
✔ distribuirea electronic a facturilor
✔ cont unic pentru fiecare client al dumneavoastra pentru a isi vedea, descarca si urmarii facturile
✔ alerte la plata
✔ alerte la depasirea termenelor scadente
✔ Conformitate cu Legea nr. 135/ 2007, „Legea privind arhivarea documentelor in forma electronica”
✔ eliminarea cheltuielilor cu stocarea interna a documentelor electronice, care nu au valoare legala in instanta
✔ Cresterea vitezei de acces la informatii
✔ Administrarea in mod eficient a milioane de documente

4. FACTURI FURNIZORI

Toate organizatiile se confrunta cu procesare facturilor de furnizori. Documenta iti ofera acum, la indemana, instrumentul modern si scalabil petnru procesarea si arhivarea electronica a facturilor furnizorilor, fie ca ai zeci sau zeci de mii de facturi pe luna:
✔ digitizarea facturilor furnizorilor prin scanare sau receptie direct in format electronic pe email
✔ completerea elementelor definitorii pe factura: centru de cost, valora, data, tva, termen scadent, proiectul aferent, contractul eferent
✔ automatizarea procesului de avizare la plata a facturilor in functie de lantul de aprobare
✔ avizarea diferentiata in functie de centru de cost, valoare, proiect, contract, deparatament
✔ arhivarea electronica a facturilor, accesul cu doar un click la informati atunci cand avem de a face cu cautarea unei facturi de furnizor
✔ asocierea cu contractul sau proiectul aferent
✔ avertizari la termenele de plata
✔ extragerea automata de informatii in headerul si a linilor facturii prin OCR si ICR (Inteligent Character Recognition)

5. REGISTRATURA ELECTRONICA

Modernizeaza registratura organizatiei inlocuind registrele vechi, pe hartie, cu sistemul nou de registratura electronica
✔ mentinerea evidentei in registre electronice
✔ rutarea automata a documentelor pe fluxuri predefinite in functie de tipologia acestora si de rezolutia decidentului
✔ rezolutii multiple pe dcumente
✔ alerte la apropierea de expirare a termenelor de raspuns
✔ avizarea raspunsurilor pe fluxuri / ierarhii automate de avizare in functie de nevoile beneficiarului
✔ mai multe informatii pe www.eRegistratura.ro

6. RESURSE UMANE – EVIDENTE PERSONAL

Doresti sa regasesti oricand , in maxim 5 secunde orice document de personal aferent angajatilor? Incepe sa utilizezi chiar acum modulul de Dosare electronice HR din cadrul Documenta DMS si vei avea:
✔ regasire imediata a datelor contractuale
✔ evidenta cursurilor, certificarilor, instruirilor
✔ alerte la expirarea atestatelor profesionale sau a alotor acreditair necesare
✔ CV, evaliaur, fisa postului
✔ accesul facil al personalului la instructiuni de lucru specifice fiecarei pozitii din organigrama
✔ standardizarea solicitarilor catre departamentul de Resurse Umane: cereri de concediu, invoiri, cereri de adeverinte
✔ asistenta/ ajutor la elaborarea documentelor din cadrul departamentului de Resurse Umane
✔ automatizare cererilor de Decont si avansuri spre decontare
✔ obictele de inventar aflate in custodia fiecarui angajat
✔ evidenta proceselor verbale de predare – primire
✔ evidenta taskurilor si a proiectelor in care este implicata fiecare persoana

Un produs al Documenta DMS, portalul eregistratura.ro transforma registratura clasica in registratura electronica .

Leave a Reply

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *